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2019/08/09

Tempo Budgetsでプロジェクトの予算管理・費用分析をしよう(後編)

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夏橋 美佐Misa Natsuhashi

夏橋 美佐

こんにちは。リックソフトの夏橋美佐です。
前回のブログ「Tempo Budgetsで予算管理・費用分析をしよう(前編)」に引き続き、後編としてTempo Budgetsの各種機能や設定方法を紹介したいと思います。

プロジェクトの予算管理や財務管理を行うJiraのアドオン(Apps)、Tempo Budgetsについて紹介したいと思います。
Jiraには基本機能で作業工数を入力する機能がありますが、これを拡張するアドオン、Tempo Timesheetsと一緒に利用すると非常に効率的でとても便利と感じると思います。

1.Tempo Budgetsを使うメリット

Excelでプロジェクトや部署ごとの予算管理をしていて方からよくあるお悩みとして

  • 所属員の単金(レート)が全員に見えてしまう。
  • ファイルを複数のユーザで編集してしまいデータが壊れてしまう。

といったことがあると思いますが、JiraのアドオンTempo Budgetsを利用するとこのようなことは考慮する必要がなくなり、本来の業務に集中でき、スマートな予算管理を行うことができます。また、履歴も残りますので、「いつ、誰が、どのような」変更を行ったかといったこともトラッキングすることができますので、監査対策としても利用することができます。

監査対策としても利用

Tempo Budgetsでは、人件費として計上されるコストテーブルとお客様に請求する請求単価のコストテーブルの2つを設定することができます。そのためプロジェクトの収益と費用から利益を算出することができます。そして、Tempo Timesheetsではロールごとにしか単金のテーブルを持てませんが、Tempo Budgetsでは、ユーザごとに単金設定をすることができます。もちろんロールごとの単金テーブルを使用することもできますが、個人単位で異なるケースが多いと思います。より精緻な予算管理を実現できます。

より精緻な予算管理を実現

また、現在の数値からプロジェクト終了時のコストや収益、利益の予測値をリアルタイムで算出することができます(予測値には日程や金額が含まれます)。これらのグラフはダッシュボード上のガジェットでも表示することができます。

ガジェットでも表示

2.Tempo Budgetsの使い方

まずは予算管理を行うプロジェクトやチームのFolioを作成します。PortfolioはFolioの集合体で、複数のFolioをまとめて管理する場合に使用します。こちらのイメージ図についてはTempo Budgetsで予算管理・費用分析をしよう(前編)をご参考ください。

複数のFolioをまとめて管理

Folioスコープのウィンドウが表示されますので、何をベースにFolioを作成するかを選択し「Next」ボタンをクリックします。個人的にはFolioはJiraのフィルターで作成するのが良いかと思います。Tempoではチーム単位で権限の管理ができますので、他のチームの予算状況を閲覧させないような内部統制や法令遵守にも適応することができます。

そのためJiraのコンポーネント機能などを使用してチーム単位でフィルターを作成してFolioを作成し、予算管理をプロジェクトや部署などの組織単位の予算管理をPortfolioで作成することが管理をする上でも望ましいと考えます。

予算管理

どのようにFolioを使っていきたいかを選択します。「Simple Cost」はコスト管理をFolioで行いたい場合に使用します。「Cost & Revenue」はコストと収益を管理し、「Earned Value」はEVMを行いたい場合に選択します。なお、作成時に明確に定まっていなくてもFolio設定で変更することができます。

Folio設定で変更

Folioの名前を入力し、予算管理の期間や通貨など各種設定を行います。下記の画面はフィルターで作成したFolio画面になります。

フィルターで作成したFolio画面

上記画面で「Create」ボタンを押下するとFolioが作成されます。

Folioが作成

これでFolioの作成は完了となります。

この後、リソース(人員)の計画やプロジェクトのコストや収益の計画を作成します。そしてその計画を運用していきます。少し長くなってしまいましたので、計画の作成や設定方法については今後のブログで紹介したいと思います。

設定方法や使い方のナレッジについてはアドバイザーの「りっくま君」がナビゲートしてくれます。

りっくま

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こちらからぜひお試しください。

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