チームのタスク管理を効率化！具体的な方法を2つ紹介

個人のタスクを管理する「ToDoリスト」ではなく、チームで抱えている業務（タスク）の進捗を可視化するITツール、いわゆる「タスク管理ツール」を導入する組織が増えています。

タスク管理ツールは業務上、メールや電話のように必ずしも業務に欠かせないツールという訳ではありません。それでもタスク管理が重要視され、数多くのツールが登場している理由に、私達の働く環境が急速に変化していることが挙げられます。

また、業務内容そのものが複雑になってきました。タスクとタスクの相関関係が生じ、単純な手書きのリストやスプレッドシートではタスク同士の依存関係やタイムラインが追跡しづらくなってきています。

チームメイトひとりひとりに、目の前の業務だけでなく、プロジェクト全体のロードマップ、マイルストーン、スコープ、影響範囲などを把握するようにも求められてきています。

ロードマップとは？｜プロジェクト管理における役割やメリット、作成方法について解説

ロードマップはプロジェクトの骨子となる大切なものですが、「マイルストーンやスケジュールとの違いがよくわからない」「どのように作ればよいのかわからない」こういった方も多いのではないでしょうか？この記事ではロードマップの基礎知識をわかりやすく解説します。

スマートフォンやタブレットの普及

ここ数年で日常的な業務においてもスマートフォンやタブレットを用いることが増えました。

これまでチームでのタスク管理といえばミーティングやホワイトボードでタスクを一覧化し共有する組織が主流でした。

しかしスマートフォンやタブレットの普及により　外出先や職場にいなくてもタスクの管理や共有、調整などが可能になったため、場所を問わずタスクを一元管理できる環境を整えることは非常に重要です。

ハイブリッドワーク、フレックス・コアタイム制などの働き方の広がり

ここのような働き方でマネジメント層がメンバーの進捗を管理するのに便利なのが、タスク管理ツールです。メンバーの今抱えているタスクがどれくらいあるのか、優先度は正しく設定されているか、進捗状況はどうなのか、などを対面で確認することが難しい場面も増えつつあります。

情報セキュリティの重要性の高まり

ビジネスがデジタル化するにつれて、セキュリティとデータ保護の重要性が増しています。

多くのタスク管理ツールはデータの暗号化やアクセス制御などのセキュリティ機能があるため、企業のデータを保護するのに役立ちます。

タスク管理は「作業の見える化」「コミュニケーションの活性化」「トラブル・リスクの回避」など、チームマネジメントやプロジェクトを進行する上でとても役に立ちます。ここではいくつかのメリットについて解説します。

マネージャーのメリット：メンバーの作業量・進捗の見える化ができる

メンバーのメリット：メンバーが自律して業務を遂行

チーム全員でタスク管理と共有が習慣化できれば、各メンバーが個々人が抱えているタスクを一覧化し、全体感を把握したうえで業務の優先順位を付けながら段取り良く業務を遂行できるようになるというメリットもあります。

テレワークや営業職のようにオフィスに不在で動く職種の場合、どうしても自分の業務を遂行することの優先順位が高くなり、チームへの貢献やチームとして持っている仕事という意識が薄れてしまいがちです。

顔を合わせたコミュニケーションの機会は減少していたとしても、タスク管理ツールで「どの仕事がいまどの状況にあるか」「誰がいま何をしているか」をメンバー同士で把握できていると、互いのフォローなどもスムーズにいきます。

チームとしての対応力が強化される

業務を進める上で、突発的なタスクの発生や思わぬトラブルによる進捗遅延などの問題はよくある話です。タスク管理によるプロジェクトの進行やチームマネジメントをしておけば、常にメンバーの状況や業務の進捗を把握できているため想定外の問題にも担当者以外の者でも対応が可能です。

また、トラブルが深刻化する前に問題や課題に気づくこともできるため、遅延や作業漏れが発生しにくい仕組みづくりができるというメリットもあります。

チームメンバーになにかトラブルがあった際にも、チーム内の別のメンバーで業務を巻き取るなどが可能です。業務の属人化防止といった効果も期待できます。

業務の属人化とは？懸念されるリスクや属人化の解消・防止方法を解説

業務の属人化に悩んでいる経営者や業務責任者、人事担当の方のために、業務の属人化によって懸念されるリスクやその解消・防止方法、おすすめのツールについてリックソフトがご紹介します。

まず導入目的をチームに共有

現在、チームメンバーはどのようにタスク管理をしているのでしょうか。多くが個人単位で、物理的な手メモや手帳やデスクトップ上でTodoリストを作成したり、Gmailなど無料で使える個人向けのTodoリスト機能、あるいは有料タスク管理ツールのフリープランを個人で使っているかと思います。またチャットツールでラベルを貼ったり期日をリマインドする人もいるでしょう。

すべてのタスク個人タスクをチーム共有するのではなく、「個人単位ではなく、チームで共有すべきタスク」があることと、チーム全体のタスクマネジメントをする重要性を、メンバーに周知する必要があります。メンバーには、導入意図を「業務効率化のためのタスク管理」ではなく、ワークシェアの視点もあることを伝えるとよいでしょう。

タスク管理にはさまざまな方法があります。タスク管理の重要性が高まったことによりその方法も多様化しているため、チームに適したやり方を選択することが大切です。

1.エクセル・スプレッドシートで管理表を作る

チームメンバーが同時に画面を開いていた場合、ファイルが競合しどちらかのデータしか反映されません。メンバーのリアルタイムでの同時編集ができません。

同じファイル名だと上書きされるため、バージョン管理（版管理）ができません。一部のデータやシートが先祖がえりをすることもあります。

簡単な編集であれば容易にできますが、プロジェクトを進める中で大きな変更が発生する場合や詳細な進捗管理が必要になる場合は、シートの修正に多くの工数がかかることも懸念されます。チームメンバーが良かれと思って関数を設定したとしても、そのメンバーが抜けたとき、「仕様書」なるものは残されていないことが多く、再現できなくなります。隠れたエクセル職人が抜けたときのトラブルはあまた報告されています。エクセルを使うときは上記の点に注意ください。

2.専門のタスク管理ツールを導入する

エクセルやスプレッドシートで管理することが難しい場合や、複数のプロジェクト・部署に応じてタスクを管理したいという時はタスク管理ツールの導入がおすすめです。

無料、有料さまざまなツールがあり、どのような業務で利用するのか、人数、期間に応じてツールを選ぶ必要があります。ほとんどのツールにはトライアル用の無料期間があります。まず一人で試してみて、少しずつチーム全体に広げてチームのタスクマネジメントに成功するパターンが定石です。

いまや、クラウド型のタスク管理ツールが数多あります。インターネットを経由して使用することができるためインターネット環境があればどこでも利用することが出来ます。システムのインストールが不要で、初期設定も容易であることが多いです。

代表的な管理方法：かんばん方式

（※）トヨタ自動車株式会社.「かんばん方式とは何ですか？」
https://global.toyota/jp/kids/faq/parts/002.html （参照2023-02-07）

Slack（スラック）と
Jira Work Management（ジラ・ワークマネジメント）を
インテグレーションしてChatOpsを実現する

カンバンボードを用いたタスク管理ツールで代表的なのが「Trello」です。タスクは「カード」として表示し「ボード」に付箋を貼るように追加、整理をして管理します。基本設定はシンプルかつ使いやすくガントチャートの自動設定などもできるため、世界中で多くのユーザーに利用されています。

Trelloの特長は、直感的な操作性です。タスク管理におけるボードではクリック一つでカードの追加ができ、移動はドラック&ドロップで付箋を貼りかえるように操作できます。基本機能だけでも十分タスク管理はできますが、多様な拡張機能を追加することでより高性能かつ自分が使いやすいようにアレンジできるのも魅力的です。

同じくカンバンボードでタスク管理ができるツールは、「Jira Work Managemen（ジラ・ワークマネジメント）」です。タスクを「チケット」で整理し、課題解決の進捗状況を管理できます。Jira Work Managementの強みは、プリセットのテンプレートの豊富さと、設定による柔軟性です。ユーザー数によっては無料で利用できるツールです。

Jira Work Managementで実現する
「脱 Excel！」を目指した営業案件リストの管理方法

ビジネス部門向けタスク管理ツール「Jira Work Management （ジラ・ワークマネジメント）」とは？Jira Softwareとの違いも解説

例えば人事部が担当する新入社員の受け入れにあたり、初出社日までにやるタスク「内定受諾」「入社日調整」「ITプロビジョニング」「入社準備完了」をステータスごとに並べています。各人名をクリックすると、これまでの経緯や現在の担当者などを記載できます。これらのワークフローのステータスを追加したい場合も、チームの状況によってカスタマイズがかんたんにできます。

また、Jira Work Managementは外部ツールとの連携が可能です。ステータスや担当者が変更されるとSlack上でJiraの通知設定が出来たり、Googleカレンダーなど外部SaaSツールとの連携が可能です。複数のツールと連携させることでより効率的なタスク管理が可能です。