Excel管理が向いていない業務もExcelで管理していませんか？
Excelに向いていない業務と脱Excelの3つのステップを解説

Excel(エクセル)は使い慣れている人が多く、もはやオフィスの共通言語のひとつです。ビジネスパーソンのほとんどが基本的な動作を習得しており、導入ハードルが低い故、なにか管理する際「無料のテンプレートもあるし、とりあえずExcelで」とはじめがちです。

一方で管理する内容によっては不向きなものもあり、かえって手間やリスクとなってしまう場合もあります。ここではExcelでの管理が向いていない業務について紹介します。

この業務は脱エクセル！膨大なデータを蓄積・処理する業務

Excelでのデータ容量には限りがあり、データ量が蓄積すればするほど処理速度が遅くなるというデメリットがあります。
そのため膨大なデータを蓄積・処理する業務には向きません。
利用しているパソコンの環境によっては、ファイルを開くのに数分かかってしまうケースもあります。

そもそもExcelは大規模なデータ管理を目的に開発されたソフトではなく、あくまで表計算ソフトです。

他にもデータが増えれば増えるほど必要なデータ情報を検索しにくくなることや、ファイルが破損してしまうリスクなども潜んでいるため、一定の規模を超える管理は避けておくのが望ましいでしょう。

この業務は脱エクセル！複数人で同時編集をする業務

Excelは複数人で同時にファイルへの入力や編集を行うことができません。よってExcelは「顧客管理」や「生産管理」などリアルタイムで情報を把握する必要のある業務には不向きです。
例えば生産管理を例に挙げると、受発注における数値の把握がずれてしまうなどのリスクが潜んでいます。

クラウド版のExcelやスプレッドシートでは、社内で同時に作業ができますが、ひとつのセルを同時に編集する場合、最後に編集した人のデータのみが保存される仕様です。自分もしくは部下やチームメンバーが「記入したはずなのに、ほかの人が同時にセルを編集していたため、自分の記入内容が消えている」という経験をしていないか・それが常態化していないかを確認をして下さい。非常に大きな時間のロスになっています。

複数人での同時入力が必要な業務には、その業務に応じたクラウドツールを導入するとよいでしょう。

Jira Work Managementで実現する
「脱 Excel！」を目指した営業案件リストの管理方法

この業務は脱エクセル！ガバナンス上、権限付与が必要な業務

Excelでは細かな権限設定ができないため「いつ、誰が、どの端末で、どのような編集を行ったか」の詳細な履歴情報を確認することができません。利用者が誤って関数を消してしまったまま上書き保存してしまうケースもあります。

万が一、情報漏えいやデータ改ざんなどが発生した際にその原因を追跡する術もなく、常にリスクと隣合わせです。

顧客情報や契約書といった高いセキュリティレベルを必要とする業務の場合、権限設定のできないExcelは向きません。

この業務は脱エクセル！複雑な関数やマクロの知識を必要とする業務

複雑な関数やマクロ、VBAなどの知識を必要とする業務も、Excelでの管理は避けたほうが良いです。

社内の頼れるExcel有識者に知識を駆使したフォーマット作成を依頼するというケースは、よくあることです。ここには実は属人化のリスクが潜んでおり、メンテナンス担当者が組織から居なくなった際にブラックボックス化してしまいます。

そのフォーマットに新たに機能を入れてほしいけれども誰も設定できないという事態が発生してしまいます。

複雑な関数やマクロを使用したExcelファイルの作成は便利な一方で、こうしたリスクが潜むということを、理解しておかなければなりません。

それでは、実際に脱エクセルをするにはどのようにすべきなのでしょうか。ここでは管理業務の脱エクセルへ向けた3つのステップを紹介します。

脱エクセルへのステップ1.管理業務における課題や要望を明確化する

始めに、管理業務における課題や要望を明確化しておく必要があります。現場責任者と担当者へ現在発生している業務課題や作業効率の悪い点などを細かくヒアリングしましょう。特に以下の2点については重点的に確認をするとよいでしょう。

• Excelの使用で不便さを感じていた点
• 新しいツールで解決したい業務課題
• 作業効率を上げるために必要な機能

現場の状況を正しく理解し、要望を把握することで、新たなツールでの運用が実現しやすくなります。ヒアリングには時間をかけましょう。

脱エクセルへのステップ2.課題や要望に即したツールを検討する

続いて課題や要望に即したツールの検討を始めます。明確化した業務課題を元にツールを導入することで、どの程度の業務効率が実現されるのかを定量化し、ツールの比較検討を行いましょう。
優先順位を考え、状況に合わせたツールを選択する際は「利用人数」「利用者のITリテラシー」「必要な機能はそろっているか」「すでに導入済のITツールと連携できるか」など、運用を成功させる上で必要な判断材料を整理しておき、総合的に判断する必要があります。

脱エクセルへのステップ3.社内への共有、導入の準備を行う

導入するツールが決定したら、社内への共有と導入の準備を行いましょう。社内で新しいツールを利用することへの意識共有を念入りに行った上で、運用ルールを誰でも明確に理解できるように設定し、認識させる必要があります。

意識共有とルールの設定と浸透は、ツール導入の上で非常に難しい課題です。研修やカスタマーサクセスを行っているサービスや定着支援の専門家がいるベンダーから購入すると、「一部の人にしか使われない」という導入失敗を避けられるでしょう。

研修サービス

ITソフトの社内定着に向けたリックソフトの研修サービス

ビジネス部門でタスク管理を行いたい場合には、「Jira Work Management」がおすすめです。業務をひとつの「課題ページ」にまとめて業務履歴を可視化し、各メンバーの負荷状況やタスクの進捗を可視化するための機能を取りそろえています。

• 法務やマーケティング、営業、人事など様々な部門がすぐに利用できる20種類以上のテンプレート（ワークフロー）とそれらをベースにしたカスタマイズ性
• エクセルに近い見た目のリストビュー（一覧表示）だけでなく、ボードビュー（カンバンボード）などの表示も可能でチームの状況を見える化
• ナレッジ管理ツールとシームレスな連携が可能で、組み合わせ利用でさらに便利に利用可能

脱エクセルを実現し、抱えているプロジェクトの進捗状況を一元管理したい場合には「Jira Software（ジラ・ソフトウェア）」の導入がおすすめです。

Jira Softwareはグローバルで多くのソフトウェア開発者に利用されているプロジェクト管理ツールです。アジャイル開発はソフトウェアだけでなく、プロジェクトの細部まで情報を可視化し、一元管理を可能にします。Excelだけでは実現できなかった機能を多数用意しており、必要なアドオンを取り込むだけでチームに合ったプロジェクト管理を実現できます。Jira Softwaretの特長は次の通りです。

• チケット管理によるプロジェクトおよび課題進捗の見える化
• バーンダウンチャートなどによる計画とのズレの可視化
• 豊富な管理機能からチームに合った自由自在なカスタマイズ
• 「ストーリーポイント」「スプリントバックログ」などスクラム開発に沿ったタスク管理機能の実装
• 組織、プロジェクト、課題など必要に応じた細かな権限設定
• Slackなどへの通知、外部サービスとの連携

「WBS Gantt-Chart for Jira」 でガントチャート表示を追加

ガントチャートで工数管理を行いたい場合には、Jiraにガントチャートの機能を追加する「WBS Gantt-Chart for Jira」もございます。

「WBS Gantt-Chart for Jira」とはプロジェクトの進捗管理が一目で把握できるアドオンです。Jira Softwareにてガントチャート形式で進捗をリアルタイムに確認できるようになります。

問い合わせ業務の一元管理を行いたい場合には、ITSMツール「Jira Service Management」がおすすめです。Jira Service Managementは次のような特長を持ちます。

• 多種多様なチャネルからの問い合わせを一元管理
• 「Slack」などからの問い合わせを自動でチケット化
• 可視化に優れており、やりとりの履歴や対応状況、解決までの進捗などを瞬時に確認できる

ここまでExcelでの管理が向いていない業務や、脱エクセルへ向けた３つのステップを解説しました。脱エクセルの実現に向けて新たなツール導入を検討している方は、ぜひRicksoftにご相談ください。それぞれの現場の業務課題に合った解決方法をご提案します。