2023.08.31更新日:2023.10.20
Excle(エクセル)での業務管理に限界を感じ始めたり、何度も発生している問題を放置してしまったりしていませんか。Excleでの管理から脱却しなければならないと分かっていても、慣れ親しんだツールから離れるとなると、重い腰が上がらないものです。本ページではExcelでの管理が向いていない業務について解説し、管理業務の脱エクセルへ向けた3つのステップとおすすめのツールをご紹介します。
Excelでの管理は使い慣れている人が多く、もはやオフィスの共通言語のひとつです。ビジネスパーソンのほとんどが基本的な動作を習得しているので、あらゆる業務に利用しやすいです。一方で管理する内容によっては不向きなものもあり、かえって手間やリスクとなってしまう場合もあります。ここではExcelでの管理が向いていない業務について紹介します。
Excleでのデータ容量には限りがあり、データを蓄積すればするほど処理速度が遅くなるというデメリットがあります。そのため膨大なデータを蓄積・処理する業務には向きません。利用しているパソコンの環境によっては、ファイルを開くのに数分かかってしまうケースもあります。
そもそもExcleは大規模なデータ管理を目的に開発されたソフトではなく、あくまで表計算ソフトです。他にもデータが増えれば増えるほど必要なデータ情報を検索しにくくなることや、ファイルが破損してしまうリスクなども潜んでいるため、一定の規模を超える管理は避けておくのが望ましいでしょう。
Excelは複数人で同時にファイルへの入力や編集を行うことができません。よって「顧客管理」や「生産管理」などリアルタイムで情報を把握する必要のある業務には不向きです。例えば生産管理を例に挙げると、受発注における数値の把握がずれてしまうなどのリスクが潜んでいます。
また、各人のエクセルのソフトウェアバージョンによってはズレたり文字化けが発生するケースもあります。
複数人での同時入力が必要な業務には、その業務に応じたクラウドツールを導入するとよいでしょう。
Excleでは細かな権限設定ができないため「いつ、誰が、どの端末で、どのような編集を行ったか」の詳細な履歴情報を確認することができません。利用者が誤って関数を消してしまったまま上書き保存してしまうケースもあります。万が一、情報漏えいやデータ改ざんなどが発生した際にその原因を追求する術もなく、常にリスクと隣り合わせです。顧客情報や契約書といった高いセキュリティレベルを必要とする業務の場合、権限設定のできないExcelは向きません。
複雑な関数やマクロの知識を必要とする業務も、Excelでの管理は向いていないといえるでしょう。社内の頼れるExcle有識者に知識を駆使したフォーマット作成を依頼するというケースは、よくあることです。ここには実は属人化のリスクが潜んでおり、ファイルの作成者が組織から居なくなった際にブラックボックス化してしまいます。そのフォーマットに新たに機能を入れてほしいけれども誰も設定できないという事態が発生してしまいます。複雑な関数やマクロを使用したファイルの作成は便利な一方で、こうしたリスクが潜むということを、理解しておかなければなりません。
それでは、実際に脱エクセルをするにはどのようにすべきなのでしょうか。ここでは管理業務の脱エクセルへ向けた3つのステップを紹介します。
始めに、管理業務における課題や要望を明確化しておく必要があります。現場責任者と担当者へ現在発生している業務課題や作業効率の悪い点などを細かくヒアリングしましょう。特に以下の2点については重点的に確認をするとよいでしょう。
現場の状況を正しく理解し、要望を把握することで、新たなツールでの運用が実現しやすくなります。ヒアリングには時間をかけましょう。
続いて課題や要望に即したツールの検討を始めます。明確化した業務課題を元にツールを導入することで、どの程度の業務効率が実現されるのかを定量化し、ツールの比較検討を行いましょう。
優先順位を考えることも大切です。ツールを選択する際は「利用人数」「利用者のITリテラシー」「必要な機能はそろっているか」「すでに導入済のITツールと連携できるか」など、運用を成功させる上で必要な判断材料を整理しておき、総合的に判断する必要があります。
導入するツールが決定したら、社内への共有と導入の準備を行いましょう。社内で新しいツールを利用することへの意識共有を念入りに行った上で、運用ルールを誰でも明確に理解できるように設定し、認識させる必要があります。
意識共有とルールの設定と浸透は、ツール導入の上で非常に難しい課題です。ツール導入を成功させるために専門家の力を借りたい場合は、研修やカスタマーサクセスを行っているサービスやベンダーを選ぶとよいでしょう。
ビジネス部門でタスク管理を行いたい場合には、「Jira Work Management」がおすすめです。業務をひとつの「課題ページ」にまとめて業務履歴を可視化し、各メンバーの負荷状況やタスクの進捗を可視化するための機能を取りそろえています。
脱エクセルを実現し、抱えているプロジェクトの進捗状況を一元管理したい場合には「Jira Software(ジラ・ソフトウェア)」の導入がおすすめです。
Jira Softwareはグローバルで多くのソフトウェア開発者に利用されているプロジェクト管理ツールです。アジャイル開発はソフトウェアだけでなく、プロジェクトの細部まで情報を可視化し、一元管理を可能にします。Excelだけでは実現できなかった機能を多数用意しており、必要なアドオンを取り込むだけでチームに合ったプロジェクト管理を実現できます。Jira Softwaretの特長は次の通りです。
ガントチャートで工数管理を行いたい場合には、Jiraにガントチャートの機能を追加する「WBS Gamtt-Chart for Jira」もございます。
「WBS Gantt-Chart for Jira」とはプロジェクトの進捗管理が一目で把握できるアドオンです。Jira Softwareにてガントチャート形式で進捗をリアルタイムに確認できるようになります。
問い合わせ業務の一元管理を行いたい場合には、「Jira Service Management」がおすすめです。Jira Service Managementは次のような特長を持ちます。
ここまでExcelでの管理が向いていない業務や、脱エクセルへ向けた3つのステップを解説しました。脱エクセルの実現に向けて新たなツール導入を検討している方は、ぜひRicksoftにご相談ください。それぞれの現場の業務課題に合った解決方法をご提案します。