スムーズなプロジェクト進行に必要な工数管理のステップとは？
工数管理ツールを導入するメリットも解説

工数管理とは、タスクの作業量を「人日・人月」等の単位で数値化し管理することです。リソース配分の最適化による収益性向上や、実績に基づく正確な見積もり能力の確立を目的とする、プロジェクト運営の根幹です。

工数管理の目的と重要性

工数管理には、企業の健全な成長を支える3つの重要な目的があります。

1. 収益性向上 ： 作業時間をコスト換算し、案件ごとの採算を正確に把握します。予算に対する工数消化率をリアルタイムで確認し、進捗遅延→長期化・追加人員投入による予算追加投入→赤字に転落　となる前に察知し、追加人員の投入やスコープ調整などの対策を講じることができます。
2. リソース最適化 ： 稼働状況を可視化し、作業の性質に見合った最適な人員配置を行います。例えば、5人日必要なタスクに10人を配置しても、調整コストが増えるだけで納期は短縮されません。工数を可視化し、過剰な人員配置を避けます。
3. 見積もり精度向上 ： 過去の実績データを基に精度の高い予測を立てます。
   従来は「勘」に頼った見積もりで毎回20%以上の工数超過が発生していたチームが、過去の類似案件のデータを参照して見積もることで、誤差5%以内の精度を実現し、クライアントからの信頼獲得と受注率向上に繋げた事例があります。

工数管理によってコスト競争力と納期の信頼性が高まり、市場における企業の優位性を直接的に強化することに繋がります。

工数管理と勤怠管理の違い

勤怠管理は、労働基準法に基づき適正な給与支払いや過重労働防止を目的とする「法的義務」のある管理です。一方、工数管理は労働時間の「中身」を可視化し、プロジェクトの採算や生産性を分析する「経営・業務管理」のための手法です。

勤怠管理で「1日8時間労働」を記録し、工数管理でそのうち「A案件に5時間、会議に3時間」といった内訳を把握します。

工数管理による生産効率の向上

適切な工数管理はプロジェクト全体の生産効率の向上と利益率の改善につながります。

作業ごとの工数を可視化し、重複作業や非効率な業務を特定し、改善の余地を探すことができます。また工数管理が適切であれば、プロジェクトの原価把握が可能となり、利益率の明確化につながります。

蓄積した過去のプロジェクトをもとに、類似案件の工数を参考にすることで、より正確な原価把握・見積もりにつなげていくことができます。

工数管理に失敗するリスクと影響

外部クライアント案件では、リリース遅延による機会損失への損害賠償請求や契約解除に発展する法的リスクがあります。

工数管理失敗そして「炎上案件」となると、アサインされているチームメンバーのモチベーションは下がります。メンバーの退職・休職にもつながります。

工数管理失敗による予算超過は「赤字プロジェクト」となり、常態化すると経営利益を直接圧迫します。

工数管理はプロジェクト成功に必須なもの

工数管理は、リソース最適化や厳密なコスト管理、遅延リスクの低減、順調な収益性の最大化に直結します。プロジェクトの成否を分ける重要指標であることを認識し、初期段階から徹底した管理体制を構築することが成功への近道です。初めてプロジェクトを管理するという人は決して工数管理を軽視せず、プロジェクトを管理していく上で欠かせないものととらえて管理しましょう。

スムーズなプロジェクト進行に欠かせない工数管理のステップ 工数管理は以下のステップで行います。

工数管理のステップ１：計画（作業の洗い出し）

作業の洗い出しは、プロジェクト全体を複数の工程へと分割して考えるのが一般的です。システム開発におけるウォーターフォールモデル（企画、開発、テストのように各工程が時系列に流れる）をイメージすると分かりやすいでしょう。

次に、各工程においてどのような作業が発生するのかを洗い出します。より具体的に作業を“見える化”することで、その作業に対して「どのようなスキルを持ったメンバーが必要なのか」「どのくらい作業時間を要するのか」を算出します。

工数管理のステップ２：作業割り当て

このとき一人当たりの１カ月の作業時間を160時間と換算した「人月単位」で、各工程に必要な作業工数を割り当てると管理しやすいでしょう。（人月単位はソフトウェア開発プロジェクトのリソース配分・予算見積もりに使用される単位です。）

ただし、プロジェクトの煩雑さ、技術的な要件、経験レベルなどを考慮していない単位ですので、あくまでプロジェクト開始時点での目安となる数値単位です。

工数管理のステップ３：進捗の追跡

プロジェクトを管理するには、割り当てた作業が計画通りに進んでいるかを日々確認しなければなりません。

例えば毎日の進捗の入力を義務化したり、定期的に情報の共有を行ったりと、管理者はプロジェクト全体の進捗をチェックしておく必要があります。

工数管理のステップ４：問題の特定・解決

進捗のチェックを行うことで、想定外の事案が発生しプロジェクトに遅れが出てしまっても、早期に発覚すれば対応できるようになるはずです。

チームのメンバーがスキル不足で計画通り作業が進んでいない場合に、作業が比較的落ち着いているメンバーへ補助を依頼することなども可能となり、スケジュールの遅れに対する軌道修正が可能です。

プロジェクト遅延の原因分析、適切にできていますか？
～プロジェクト管理ツールで
データドリブンに原因分析してみた～

工数管理のステップ５：最適化と改善

プロジェクト管理中に得た知見を、次のプロジェクト管理に活かします。この継続し、より最適化されたプロジェクト進行を計画できるようになります。

これらの工数管理を、現場はどのように実施しているのでしょうか。

無料ですぐに開始できるExcelを使用することも多いですが、近年様々な工数管理に特化したクラウドアプリやソフトウェアが世に出ています。これらを導入するメリットを紹介します。

工数の入力やステータス変更の負担を軽減

その点、専用の工数管理ツールであれば工数管理のために開発されているため、作業者の入力の負担を減らし総合的な業務効率化につなげることもできます。

またツールによっては作業者の負担を大幅に削減できるサービスもあります。「ボタンのクリックとドラッグアンドドロップだけで、作業の記録と作業時間の登録を行えるもの」「Googleカレンダーなど外部サービスと同期させることで、締切日を把握しやすくなる機能を兼ね備えたもの」といったものがあります。

さまざまな情報を一元管理できる

エクセルでは複数のシートにさまざまな情報を入力して整理したり、複雑な関数を入力して管理を行ったりしますが、作り込むほどにどうしても見づらくなることが多いです。プロジェクトごとにファイルを分けながら管理することもあり、管理を行うだけでも時間を要してしまいます。

そこで工数管理のために作られたツールを導入すると、手間をかけず、簡単にさまざまな情報を管理しやすくなります。例えば作業ごとのタスク、タスクに関わるメンバーごとのスケジュール、ファイルやデータなどをプロジェクトごとに集約させ、そのプロジェクトにおいて必要な情報だけを一元管理することが可能です。

プロジェクトの集計・分析が簡単に行える

Jira Cloud(旧名称Jira Software)とは、プロジェクト管理者がプロジェクトと一緒に工数管理ができるツールです。

作業の見える化を実現し、「問題を課題として作成」「ユーザーの割り当て」「作業を管理」など、工数管理に必要な一連の管理を簡単に実現できます。

また進捗のチェックはダッシュボードによる情報共有が可能で、折れ線グラフでの表示や課題の件数を２次元で解析する「２次元フィルター」など、メンバーの進捗状況をひと目で確認できる機能が充実しています。

さらには豊富なレポート機能があるので、管理者の負担を減らしつつ、生産性を向上させることも可能です。簡単な設定を行うだけで、知りたいプロジェクトのレポートを自動で作成できます。

Jiraのアプリ 「WBS Gantt-Chart for Jira」 でガントチャート形式の進捗管理が可能に

ガントチャートで工数管理を行いたい管理者には、Jira Cloudにガントチャートの機能を追加するアドオン「WBS Gantt-Chart for Jira」がおすすめです。 WBS Gantt-Chart for JiraではJira Cloudで担当者がチケットを更新するとガントチャートへ反映されるようになり、チケットの開始日、完了日、プロジェクト全体の計画などの作業状況を一目で把握ができるので、管理者の工数管理の負担を削減できます。

データ自動化により入力漏れを防ぎ、リアルタイム共有で進捗を即座に可視化します。分析機能を活用すれば、滞留しているボトルネックを早期に発見でき、根拠に基づく適切な人員再配置によるリソース最適化が実現します。

Jiraのアプリ 「Excel-like Bulk Issue Editor for Jira」 で表形式での課題編集が可能に

表形式での工数管理を行いたい管理者には、Jira Cloudに表形式での課題編集機能を追加するアドオン「Excel-like Bulk Issue Editor for Jira」がおすすめです。 Excelの操作性をJira上で再現。コピー＆ペーストによる一括入力や、セルのドラッグによる連続データの更新が可能です。複数チケットを一行ずつ開く手間を省き、入力漏れや転記ミスを劇的に削減。慣れ親しんだスプレッドシート形式で、数百件の工数データも一瞬で更新できます。Jira Cloudでチケットを更新すると課題管理表も同時に更新されるので、Excelの課題管理に近い形で工数管理が可能になります。