プロジェクト予算を効率的に管理したい！
予算管理業務の課題点や代表的なツールを紹介

プロジェクト予算管理は、まず明確な「目標設定」から始まります。次に「作業範囲（スコープ）の決定」を行い、必要な作業を「成果物分解（WBS）」で細分化します。これに基づき人員や機材の「リソース計画」を立て、コストを算出します。

各ステップは、見積もりの精度を高め予算超過を防ぐために不可欠です。実施時は過去の類似案件を参照しつつ、予備費も含めた現実的な配分を意識することが、安定したプロジェクト運用の鍵となります。

プロジェクト予算管理のメリットは、プロジェクトの健全性を維持できることです。

まず、予算の全体像を把握することで、リソースの最適配分が可能となり、無駄なコストを抑制できます。これが直接的に利益目標の達成を支え、事業の持続可能性を高めます。

また、あらかじめ予備費やリスクを算定しておくと、不測の事態への対応力が向上します。突発的な問題が発生しても、計画を破綻させずに遂行できる点が大きなメリットです。

予算管理とは、プロジェクト全体で発生する売り上げやコストを想定して、計画と実績の差分をなくすために行う作業です。
プロジェクトの実施前に予算管理を徹底することで、綿密な予算計画を立てられ、結果として自社の不利益を防ぐことができます。

担当者には、予算の設定、管理、調整のスキルが求められます。とはいえ、予算管理業務はスムーズに行かないことも多く、適切な予算管理を行うにはさまざまな課題を解決していく必要があります。ここでは予算管理業務で発生しやすい課題について詳しく説明します。

さまざまな視点で予算管理をしなければならない

予算管理と一言で言っても、実績を残すためにはさまざまな視点で金銭の動きをチェックする必要があります。以下の4つの視点を持つことが大切です。

工程や成果物などの要素をコスト換算して管理するEVMが注目を集めている

予算管理のさらなる手法の一つとして、EVMという管理方法があります。

EVMとはアーンドバリューマネジメント（Earned Value Management）の略で、プロジェクトが計画した通りに進んでいるかを期間ごとに予定の評価額（PV）、出来高（EV/完了した作業の評価額）、実績値（AC）の積み上げ折れ線グラフの表示によって管理する手法です。

単位をコストにし、折れ線グラフ化で管理することにより、計画通りのコストで進捗しているかどうかを一目で把握できます。

プロジェクト進行中も定期的にチェックを行わなければならない

プロジェクトの進行中、想定していなかった様々な要因で遅延が発生することもあるため、定期的な調整が必要です。

特に予算と実際の進捗工数に乖離が見られる場合は、早めの軌道修正が必要になるでしょう。状況が把握できないまま手遅れとならないよう、予算管理担当者は都度プロジェクトの計画と実績の差を確認した上で、レポートにまとめて進捗の報告を行わなければなりません。

またどのくらい乖離が生じたら対策を実施するのかの線引きをしておくなどの基準を、あらかじめ決めておく必要があります。

タスク管理と予算管理を同時並行に行う必要がある

予算管理業務は、プロジェクトマネージャーやチームリーダーが担うケースが多いです。

こういったポジションの担当者は、プロジェクトメンバーのタスク管理やプロジェクト全体の進行管理、クライアントとの打ち合わせなど、大量のタスクを抱える傾向にあります。効率よく進めるには、さまざまな課題を同時並行で処理していかなければなりません。

プロジェクトの予算管理における負担を減らすには、自社に合った形で管理や分析をサポートしてくれるツールを活用するのがおすすめです。ここでは代表的な2つのツールを紹介します。

Excel（エクセル）

予算管理は、表計算ツールのExcelで始めることができます。冒頭で紹介したように、「工数・人 件費シート」「予算VS実績対照表」「バーンダウンチャート」をシート別にし、プロジェクトや事業ごとにファイルを分けて管理しているのが一般的です。Micorsoft 365を導入している企業は稟議や決裁を待たず無料で使い始めることができます。EVM用のエクセルテンプレートを配布しているウェブサイトもあります。関数やマクロなどを使えば複雑な計算を自動化できるというメリットもあります。

一方でExcelによる管理は、問題点もあります。

• 手作業でデータを入力・更新する場合、最新情報を複数のメンバーにリアルタイムで共有することが難しい
• 作成されたフォーマットを後任者が意図せず変更してしまう
• データが古い数字だけ先祖返りするなどデータの整合に課題がある
• ファイルのセキュリティリスク（閲覧権限設定がずさん）

業務の正確性が重要とされる予算管理を行うには、課題が残ります。

予算管理ツール

予実管理ツールはその名の通り予実管理に特化したツールです。自社の体制に合った機能が搭載された予実管理ツールを導入すると、複雑な設定をせずとも必要な項目を入力するだけで予実管理ができるようになります。

例えばデータの共有や大容量データの処理、フォーマット化したい帳票の自動作成ができるものなら、工数や原価などを含めた多角的な視点からの予実管理を実現できます。

ただし使用するツールによっては、一定のランニングコストがかかるでしょう。また既存の会計ソフトや原価管理システムなどと互換性がなく、使いたくても導入を断念せざるをえないようなケースも考えられます。

予算管理ツールの選定では、まず工数管理の精度向上が見込める操作性を重視します。併せて、点在する経費情報を一元管理できるか、レポート自動生成機能で分析を効率化できるかが鍵です。自社の業務フローに適合し、リアルタイムな経営判断を支えるものを選びましょう。

予算管理ツールの選定基準

「工数管理の精度」が現場の入力負荷に見合っているかを確認します。正確な原価把握には、日々の活動を容易に記録できる操作性が不可欠です。

次に、財務や勤怠データとの「一元管理」が可能か、プロジェクト状況を「リアルタイム共有」できるかが重要です。これにより、予算超過の兆候を早期に察知できます。さらに、経営層への報告を効率化する「レポート自動生成機能」の有無も判断材料となります。

プロジェクト規模別の選び方としては、小規模なら導入の容易さと低コストを重視したSaaS型が適しています。中規模では、既存の基幹システムとの連携性やカスタマイズ性が求められます。大規模プロジェクトでは、高度な権限設定や複数案件を横断して分析できるポートフォリオ管理機能が備わった、拡張性の高いエンタープライズ向けツールを選定するのが最適です。

自社の運用フェーズに合わせ、段階的に機能を拡張できる柔軟性も考慮すべきでしょう。

クラウド型とオンプレミス型の違い

おおまかなクラウド型とオンプレミス型の比較表です。

「Jira Cloud（旧名称Jira Software）」は、ソフトウェア開発でおなじみのプロジェクト管理ツールです。すでにJira Cloudでプロジェクトのタスク管理をされている方も多いと思います。

タスクをチケット管理で“見える化”し、そこからプロジェクト進行の際に必要に応じてワークフロー作成もできるため、タスクを管理しながら予算策定の指標を作成できます。

また拡張機能のガントチャートなどを活用して精度の高い工数管理を行い、プロジェクトの工数予算を導き出すことも可能です。

さらには豊富なレポート機能がデフォルトで備わっており、簡単な設定を行うだけでレポートを自動作成してくれるので、先述したプロジェクト予算の管理担当者が抱える業務の課題を大幅に減らせるようになるでしょう。

「Timesheets （タイムシート）」 で工数管理を効率化

Jira Cloudをお使いで「同じ人が複数プロジェクトに参画しているため集計が困難」「工数管理を行う際に入力工数がかかる」といった課題を抱えているお客様には「Timesheets（タイムシート Timesheets -AI Jira Time Tracker- O365, Google & more- Tempo）」がおすすめです。

Timesheets ではカレンダー、課題画面、タイムシートのどこからでも工数入力ができ、入力工数の短縮やトラッカーによる記録も可能です。また複数プロジェクトを横断した工数管理や集計ができるので、同じ人が2つ以上のプロジェクトに参加して集計が複雑になっているような状況でも、素早く集計できます。

＜参考記事＞小規模のプロジェクトであれば、アプリTimesheetsを追加せず、Jira標準機能内である程度工数管理ができます。

Jiraで工数管理を行う方法とは？手順や効率化・運用のポイントを徹底解説ーリックソフトブログー

Jira CloudとTimesheetsの連携では、まずプロジェクト単位で予算枠を設定し、各課題に工数見 積を紐付けます。

メンバーがTimesheetsに課題ごとの実働時間を記録すると、予算消化率がタスク進捗とリアルタイムで連動し、予実の乖離が可視化されます。

特定の消化率に達した際や、残予算が閾値を下回った際に自動アラートを飛ばす設定を組み込めば、予算超過の早期警告システムとして機能し、迅速な軌道修正が可能となります。

Jira Cloudのダッシュボードでは、ガジェットを組み合わせることで予算状況を直感的に可視化できます。

「円グラフ」でプロジェクトごとの予算配分を、「積上げ棒グラフ」で予定工数に対する実績工数の推移を表示するのが効果的です。また、重要なKPIとして「予算消化率」や「残予算」を数値で強調表示する設定も可能です。これらを一枚の画面に集約することで、経営層はリアルタイムでプロジェクトの健全性を判断でき、迅速な意思決定を支える強力な報告ツールとなります。