社内のプロセス可視化や働き方の多様化に対応できる
ワークフローとは？
構築・運用に役立つツールの選定ポイントを解説

ワークフローとはWork（業務・仕事）とFlow（流れ）をつなげた言葉で、業務の流れを意味します。近年はビジネスの現場では業務の一連の流れや手続き・処理を指して使用されます。上長の承認を要する「新規取引（契約）」「稟議書類」「社内申請（経費、休暇）」などの社内決済を指す場合もあります。

これまでは、所定の書式を印刷し、承認者・決裁者ハンコの押して回し、証跡である紙の申請書は別のファイルで保管...という処理が行われてきましたが、近年、働き方改革やリモートワーク・ハイブリッドワークの推進、脱・ハンコの流れから承認ワークフローを電子化する企業が増えています。

ワークフローの電子化は、業務の一連の流れや作業者を明確にし、正しい順序でプロジェクトが進行しているか・手続きはどこで止まっているかを一括でチェックすることが可能になります。同時に、ワークフローが正しく構築・運用されていない場合や実態と乖離している場合、業務の停滞や情報の漏洩リスクなどが懸念されます。昨今IT化が進み、このワークフローにおいてもツールを導入することで業務の効率化を図る企業が増えました。

ワークフローツールの導入は、「業務プロセスの可視化」「スピーディーな意思決定」「ペーパーレス化の実現」などさまざまなメリットをもたらします。クラウドツールを選択すればペーパーレスやテレワーク対応も実現できるのでおすすめです。

業務プロセスの可視化

ワークフローツールを導入すると業務プロセスの可視化を実現できます。紙や個人のPC上での管理では業務の進行や承認状況が見えづらいため、どのステップでどのような理由で止まっているのかを把握することができません。ワークフローツールでは業務の進行、承認状況がひと目で分かるためボトルネックを発見し、解消する手段を早めに取ることができます。

また自分のTODOを俯瞰で確認できるようになるため、タスクの優先順位を見失わないようになります。業務プロセスの可視化は管理者、チーム員など業務に関わる全ての進行管理を円滑にできることが大きなメリットです。

承認済通知の自動化

以前は承認者のデスクまで持ち寄り、いつ承認されたかをデスク周辺で伺う必要がありました。また決裁者も、承認依頼がきていても机の上で見落とす、ということもありました。電子化で「承認されたらチャットツールに通知される」という通知もできるようになります。

また「ある条件を満たしていたら自動で承認」などルールベースの承認設定ができれば、決裁者の繰り返しの作業を減らすことができます。

スピーディーな意思決定ができる

ワークフローツールは管理者にとって申請の目的、内容、種類を見やすく仕分けするためスピーディーな意思決定を実現できます。申請者の目線でも内容に合わせてツールが申請ルートを自動で設定してくれるため申請に掛かる手間を削減してくれます。またクラウド型のワークフローツールを選択することで場所や時間、スマートフォン、タブレットなどデバイスを問わず申請、承認を行えるため出張中や外出先でも対応が可能です。忙しい立場にある管理者にとって、出先でも意思決定ができることにより業務停滞を防げるということは大きなメリットと言えるでしょう。

ペーパーレスで働き方の多様化に対応できる

ワークフローツールの導入によりペーパーレスが実現されます。ペーパーレスを実現することは紙やインク代などのコストカットはもちろんのこと、証跡となる紙ファイルの保管スペース・整理コストも削減できます。テレワークなど働き方の多様化にも対応できるというメリットが挙げられます。

紙管理の場合、事務処理の多い月初や月末にかけて、申請や承認などの管理業務でハンコを押すために出社、というのは非効率でしょう。ワークフローツールによって無駄な出社を減らすということは、労働環境の改善や労働時間のコストカットなどさまざまなメリットにつながります。

目標やナレッジを共有しやすい

ワークフローツールでは目標やナレッジを共有しやすいというメリットもあります。

ツールによっては社内掲示板としての役割を実現することができ、ルールや目標、ナレッジの共有を行うことも可能です。また利用を重ねることで複数のワークフロー情報が蓄積されていくため、業務効率化の成功ルートを知ることができます。

情報の内部統制を強化できる

ワークフローツールの活用により情報の内部統制を強化できます。

「申請者が正しい申請フローを守らない」「書類の差し替えなどが起こり、正しい申請内容が分からなくなってしまう」などの問題に心当たりのある方も多いでしょう。ツールでは申請から承認までのルートを一元管理するため、上記のような問題を排除し、申請・承認における正しいフローを業務規則に則って遵守させられます。また文書の改ざんなど重大な問題が発生した場合でも、証跡機能により全ての文書の変更前と変更後のログ（変更日時、ユーザーなど含む）が保管されるためコンプライアンスの強化にもつながります。

ワークフローツールには無料から有料のものまで数多くの製品が存在します。

必要最低限の機能のみのツールもあれば複雑なシステムに対応できる高スペックなものもあり、どのように選ぶべきか迷ってしまいがちです。利用する目的や人数、自社の業務において必要な機能を把握した上で、下記のポイントも抑えながら選ぶことをおすすめします。

1.メンバーが使いやすいか

一つ目のポイントはメンバーが使いやすいかどうかです。まずワークフローは多種多様な業界で必要とされることから、自社の社員のITリテラシーに合ったツールを選択する必要があります。その上で誰もが簡単に、直感的に操作ができるかどうかという視点は非常に重要です。操作性に課題があるツールでは、紙ベースからの切り替えに対応しきれず業務が停滞するという本末転倒な事態が起きてしまいます。

ツールを導入するのであれば、ドラッグ＆ドロップでステータスを変更したりワンクリックでカスタマイズをしたり簡単に操作できるものがおすすめです。

2.ユーザー情報や組織図を反映しやすいか

二つ目のポイントはユーザー情報や組織図を反映しやすいかどうかです。新卒入社や中途入社など新たな社員を迎え入れる際のユーザー情報の追加や、人事異動および部・課の新設・編成変更による組織図の変更などへ柔軟に対応できるか確認する必要があります。登録や変更、カスタマイズが簡単に行えるかどうか見極めましょう。

3.サポートは充実しているか

三つ目のポイントはサポートが充実しているかどうかです。自社内では解決できない疑問や問題が生じた際にメール、電話、チャットなど何かしらの手段で問い合わせ対応によるサポートが用意されているか確認しましょう。ツールによってはコミュニティサイトの中でユーザー同士による質問やディスカッションなどの交流が活発に行われており、製品を有効活用するための情報交換が行える場が用意されています。ユーザーが多いと活用事例などのノウハウが多数ドキュメント化されていることもあります。

4.セキュリティ対策は万全か

最後のポイントはセキュリティ対策が万全かどうかです。ワークフローツールでは申請時に契約書や発注書などの書類を添付するため機密情報を多数取り扱います。これらの書類を安心してツール上で使用できるように通信暗号化やアクセス制御といったセキュリティ要件が満たされているか必ず確認しましょう。また外部からの攻撃、ウイルスへの対策としてセキュリティパッチの適用がされているかも重要です。

ここまでワークフローツールを導入するメリットや選定ポイントについてご紹介しました。業務プロセスの可視化や管理者のスピーディーな意思決定を実現するには、自社の環境に適したクラウドツールを導入するのが良いでしょう。

プロジェクト管理やタスクのワークフローの構築でおすすめなのが「Jira Software」です。

Jira Softwareは、以下のような「ワークフロー構築・運用」に有効な機能を持っています。

• 未着手、対応中、完了のシンプルなステップをベースに、保留などのステップを任意で追加し複雑なワークフローにも対応可能
• コメントやステータスの変更履歴も残るので、後から簡単にトラッキング可能
• カンバンボードで進捗管理を見える化、チーム員同士でも共有しやすい
• クリックやスクロールの手間を最小限に抑えた使いやすいUI

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