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Confluence 導入事例 – ヤフー株式会社 様

ヤフー株式会社


ヤフー株式会社ヤフー 情報システム本部、高橋邦洋 氏、谷治寛 氏にConfluenceの活用状況とその導入効果について詳しく聞きました。

(ヤフー株式会社 について)

検索、ニュース、eコマースなど100以上のサービスを提供している日本最大級のインターネットの総合情報サイト「Yahoo! JAPAN」を運営。売上高4,284億円(連結)。従業員数7,034名(連結)。

Confluenceを全社的に活用

ヤフーではConfluenceをどう活用していますか。

ヤフーでは、Confluenceを、「社内標準の情報共有システム」として使っています。

「社内標準」という言葉の意味合いは、次のとおりです。

活用状況の詳細

具体的な使用状況を教えてください。

ヤフーでは、新人には必ずConfluenceのアカウントが与えられます。それがないと仕事になりません。

社内情報の多くがConfluenceに蓄積されているので、「知りたいことは、まずはConfluenceを検索する」ことが習慣になっています。一般社員だけでなく経営陣もConfluenceを見ています。

Confluenceは情報の最終リファレンス先となることが多く、たとえば社内メールで『詳しくはこちらをご覧ください』とある時、リンク先はたいていConfluenceになっています。ファイルサーバ内の多くのファイルはConfluenceからアクセスできます。

アクセス制御とアカウント管理

アクセス制御はどう実現していますか。

アクセス制御については、ConfluenceのACL機能を使って、ユーザーグループごとに閲覧、更新の権限を設定しています。

アクセス制御の前提となる「アカウント管理」についてはどう実現していますか。

高橋邦洋

Confluenceのアカウントは、社内の標準アカウント管理システムと自動連携し管理しています。

社員の入社、退職、異動が発生した場合、まず標準アカウント管理システムにその情報が入力されます。その翌日にはConfluenceにも、変更が反映されます。

※ 標準アカウント管理システムはヤフーの自社開発システムです。なおConfluenceはアクティブディレクトリと連動させることも可能です。

情報共有の価値

根本のところからお聞きします。ヤフーにとっての「情報共有の価値」とは何になるでしょうか。

ここから先は、私見としてお話いたします。

「情報を共有すること」には様々な価値がありますが、ヤフー内の共通用語になりつつある「爆速」と絡めて説明するならば、一つには「会社全体の業務速度の向上」が価値となります。

たとえば社内で情報がよく共有されていれば、「ある人が既に解決した問題を、別の場所で別の人がもう一度悩んでいる」というムダはなくなり、その分、会社全体のスピードが増します。

ヤフーでは、何か問題を解決したとき、「それ、文書にまとめて残しておいた方がいい」とよく言われます。文書に残しておけば、将来、他の社員の役に立ち、めぐりめぐって自分の役にも立つからです。

「情報の共有」「記録による互助」は、ヤフーの重要な企業DNAです。

情報共有のコツ、ツボ

「情報共有を進めるときに重要なこと(コツ、ツボ)」は何だと考えますか。

情報共有で重要なことは、「たくさんの情報が集まること」「それが検索できること」「いつ、誰が書いた情報なのか分かること」の3点だと考えます。

wiki(Confluence)は、これらの要件をよく満たした仕組み、ツールだと思います。

情報は量が重要

順々にお聞きします。情報共有のツボ 1.「たくさんの情報が集まること」とは具体的には。

情報は、とりあえず大量にあることが重要です。どんな情報がどこで誰の役に立つか分からないのだから、質を云々する前に、まず「量」が必要です。

そして、この「量」を確保するには情報発信の気軽さ、が重要になります。

ここでの「気軽さ」は、「メンタル面の気軽さ」「作成の気軽さ」「発信の手間の少なさ」に分類して考えればよいでしょう。

気軽に書ける雰囲気が重要

気軽さ1.「メンタル面の気軽さ」とは。

簡単にいえば、「とりあえずメモレベルで気軽に書きこめる」ということです。

「立派な内容しか発表してはいけない」というのでは、誰も情報発信しません。思いついたことはとりあえず発表する、内容はそれから練っていけばよいのです。

作成はなるべく簡単に

気軽さ2.「作成の気軽さ」とは。

メールの場合、一度送信すると取り返しがつかないので、文章を念入りに見直さなければいけません。また冒頭に「○○部の○○です」のような挨拶文を入れるなど、形式を整える必要があり、面倒です。

しかしwiki(Confluence)では、挨拶抜きで本題から文章をはじめられます。また公開後の更新も自由で、「後からでもとりかえしがつく」ので、気軽に情報発信できます。

一手間と二手間の違いは大きい

気軽さ3.「手間の少なさ」とは具体的には。

谷治寛

WORD、EXCELなどファイルを使って情報共有しようとする場合、まず文書を作成し、それからファイルを登録するという「二手間」になります。

しかしwiki(Confluence)では、この手間が一度で終わります。

人間の感情を考えた場合、「一手間なのか二手間なのか」は、非常に重要です。簡単でないと、誰も情報発信しなくなります。

検索の必要性

情報共有のツボ2.「検索できること」とは。

気軽な環境とツールが揃って情報が大量に集まったら、次に必要なのは「検索」です。

ファイルサーバでは、この検索が困難であり、多くの情報が死蔵されがちです。

メールの場合は、自分のメールボックスしか検索できないので、情報の「共有」にはなりません。

「会社全体の情報を一気に検索する」、この要件を満たしているのは、やはりwiki(Confluence)です。

人が分かることが重要

情報共有のツボ3.「いつ、誰が書いた情報なのかが分かること」とは。

wiki(Confluence)の中の情報は、使えば使うほど増えていきます。

その情報の大海から自分に役立つ情報を取り出すには、「いつ、誰が書いたのか」に注目します。

新しい情報の方が役に立つ可能性が高いし、また「あの人」が書いたのならきっといい情報だろうとも予測できます。その人に直接、連絡して、会って詳しい話を聞いてもいいのです。

先輩ユーザーからのアドバイス

現在、Confluenceの導入を考えている企業に向けて「先輩ユーザーとしてのアドバイス」などあればお聞かせください。

wiki(Confluence)を企業で利用する場合は、サポートが優れた代理店から購入する方が良いと思います。そうでないと上手く使いこなせない。9年間Confluenceを活用し続けて実感することです。

今後の期待

Confluence、リックソフトへの今後の期待をお聞かせください。

Confluenceは、今後も様々な機能にトライしていく予定です。特に「社内FAQ」機能に注目しています。

アトラシアンの製品はConfluenceの他に、プロジェクト管理ツールJIRAも100 ユーザーで部門導入しています。現場で好評なので、徐々に活用範囲を広げていく予定です。

ヤフーでは、今後とも情報共有をより推進していく所存です。アトラシアン、リックソフトには、優れたツールと手厚いサポートを通じて後方支援していただくことを希望します。今後ともよろしくお願いします。

高橋様、谷様、本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。

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