本事例は Hyland社の特別許可により、掲載しています。
BNP Paribas Factor社 Alfresco 導入事例
BNP Paribas Factor は生産性の向上、データ品質の改善、顧客応答時間の短縮を実現
BNP Paribas Factor は、BNP パリバ・グループの一員であり、資産ベースではユーロ圏で最大手の銀行、銀行グループとしては世界で 8位にランクされています。BNP Paribas Factor はファクタリングが専門です。つまり、営業中 8時間未満のうちに企業のインボイスを買い取り、支払いを保証することで、その企業のキャッシュフローに支障が出ないようにできるということです。
BNP パリバは、他のグループ子会社およびパートナーを通じて、60か国で事業を営んでいます。BNP Paribas Factor の従業員 430名は毎年、インボイス処理手続きをシンプルかつペーパーレスにする必要がある顧客約 7,500社に対して、9百万件を超えるインボイスを処理しています。
課題
関与する従業員は、CRM から取得した各顧客の文書履歴を、あらゆる観点から確認できなければなりません。実際、融資判断を任された運営チームはインボイスや契約書のアクセスに長けている必要がありますし、マーケティングチームは顧客のデータを詳細に検索できる必要があります。そのため、BNP Paribas Factor では、お互いが連携していなく、CRM とも統合されていない 3つの保管拠点に代わって、同社の商業的管理の円滑化が期待できる、次のような機能を備えた統合文書システムを探していました。
- インボイスと送信メールの編集ツール
- 決済管理のアプリケーション
- 契約文書
最後の課題として、顧客は自分の取引明細書をオンラインで調べたり、新しいインボイスを提示できたりする必要がありました。
ソリューション
市場でのさまざまなソリューションの検討後に、入札公示が行われました。Alfresco は、IT部門および事業部門から、次の要件への対応が特に優れていると認められました。
容易に統合できるということは、データも統合可能であることを意味する。たとえば、Alfresco Content Connector for Salesforce を使用すると、ユーザーは Alfresco に格納された文書を CRM から直接確認できます。
「シングルサインオン」の対応により、情報システム（SI）の認証手順は、1つだけで可能になる。
このアーキテクチャを利用して、クラウドに格納されている文書をサイトに戻すことにより、文書ベースのセキュリティ保護が可能となる。
複数のコミュニティスペースを作成することで、文書の共同制作が促進される。（この機能のメリットを最初に実感できたのは Alfresco 自体の導入です。新たな GED スペースが作成されて、プロジェクトの参加者同士で文書を共有できるようになりました。）
導入作業は、既存文書の棚卸から開始しました。これは、文章量が膨大であるため複雑な工程です。作業内容を調査した後、複雑になり過ぎない、十分に構造化した分類計画を策定しました。「取り扱う文書量を考慮すると、文書を一つ一つ処理せずに複数の文書を対象とするのであれば、文書在庫の引き継ぎに際して事業分野のルールを作成し、遵守することが必要です。」（マーケティングおよび組織担当部長Chantal Lallet氏）
現在は文書が Alfresco に統合され、CRM、管理ツールまたは他のアプリケーションから適宜確認できるようになっています。データは膨大な量であったため、何か月もかけてバッチでインポートしました。たとえば、今では CRM から文章を閲覧できますが、文章の移行には 5か月を要し、持続的なペースで進捗していたことを表しています。
結果
Alfresco の導入は、BNP Paribas Factor の SI 変革計画全体の一部です。「当社のプロジェクトを一言で表すと、合理化と簡素化です。そのおかげで、文書管理に基づく相乗効果がもたらされました。Alfresco 使用することで、当社の生産性向上、データ品質の改善、コラボレーションへの顧客要求に対応するまでの時間短縮を実現できました。」（情報システム部長 Philippe Zana氏）
機能の点では、Alfresco で文書のライフサイクル管理を自動化することで、従業員も顧客も作業が楽になります。事業部門では、最新バージョンを表示する自動バージョニング、文書の検証履歴を表示するワークフロー、Salesforce を含めた SI との非常に強力な統合が特に評価されています。
BNP Paribas Factor のチームは、サブスクリプションのペーパーレス化を実現するため、要求された文書をデジタルで収集することから電子署名に至るまで、使用するデジタルルートを引き続き改善しています。「Alfresco によって、専門的で機能豊富なビジョンとともに、技術的な価値を完全に実現してくれました。」（Philippe Zana氏）
「当社のプロジェクトを一言で表すと、合理化と簡素化です。そのおかげで、文書管理に基づく相乗効果がもたらされました。Alfresco を使用することで、当社の生産性向上、データ品質の改善、コラボレーションへの顧客要求に対応するまでの時間短縮を実現できました。」
Philippe Zana氏（BNP Paribas Factor 情報システム部長）