本事例は Hyland社の特別許可により、掲載しています。
Davies Group社 Alfresco 導入事例
Davies Group、Alfrescoにより生産性を向上
Randall & Quilter Investment Holdings Limitedは、その子会社で、保険サービスの専門サプライヤーであるDavies Groupを通じて、昨年だけでLloyd'sのバインディングオーソリティ管理サービスに対する顧客基盤を倍増させました。結果としてデータ量が8倍に増加し、プロセス上の課題に直面することになったため、会社の成長とともに継続して拡張可能なコンテンツ管理プラットフォームが必要となりました。すべて、優れた顧客サービスを提供し、高い営業利益を確保しつつ、高品質でムダのない専門ビジネスを管理することが目的です。
データの氾濫でAlfresco Platformが必須
Davies Groupは、英、米、バミューダ諸島およびヨーロッパを拠点とし、400名を超える保険の専門家チームを擁しています。保有するサービス機能は多岐にわたり、競争力の高い、個人向けサービスを中心に提供しています。
特にここ3か月ほどの間に顧客のトランザクションが殺到したため、データ量の増大がDavies Groupの大きな課題となりました。また、相互に関連する複数のプロセスを管理し、それらの説明責任の所在を簡単に追跡する必要もあります。データの標準化も同様に重要でしたが、一貫性のないファイルフォーマットは構造化されておらず、生産性の妨げになっていました。
さらに、同社は市場の厳しい規制に従う必要があります。Conduct Risk、Pillar 3（当局への報告と開示）およびソルベンシーIIに基づく要件を満たす必要があり、これにより、保険会社は委任した権威が完全で正確なデータを提供し、その結果特定のプロトコルに確実に従うことになります。
「当社は、既存の設備と統合でき、長く利用できるソリューションを必要としていました。そのようなソリューションであれば、市場のコンプライアンスニーズに従う、構造化および標準化されたデータパスの実現も可能です。」（Davies GroupマネージングディレクターRob Dewen氏）
このような課題を解決するため、Davies GroupはITコンサルタントのPerspective Technologiesに相談し、Alfresco Content ServicesとAlfresco Process Servicesを強く推奨されました。同社は、コンテンツのオープンソース的性質とプロセス管理ソフトウェアにより、柔軟に拡張できる成長計画を策定することができました。他の既製ソリューションでは変更要求当たりのコストが高く、開発時間も長くなるのに対し、オープンスタンダードのソリューションは必要に応じてサービス提供内容を容易に変更できます。そのため、拡張とカスタマイズを簡単に実現できるとともに、仮想チーム間での情報の取得、共有、統合、検索を簡易化する、コラボレーションに対応したコンテンツ管理を実施できます。
Alfresco Platformにより生産性が20パーセント向上
Alfresco Platformは、同社のeメールシステムとの統合が容易に実施できました。したがって、eメールの情報を対応するレコードに自動的に入力することが可能になりました。そのため、Davies Groupは受信データ、申請日付、ユーザーを即座に表示して管理できるようになり、監査もしやすくなりました。Alfresco Process Servicesはデータの管理と変換を行い、データが必要な形式と場所に提供されます。さらに、コンプライアンスの例外がある場合は、相互関連があることによりビジネスユーザーに例外内容が送り返され、レビューが行われます。
Davies Groupの合理化された新しいコンテンツおよびワークフローのプロセスにより、現在では同社が文書の管理と所有を明確に管理できるようになりました。また、プロセスフロー時間が短縮されたため、業務量の増加にも対応しやすくなりました。
「発生した時点でアクティビティを計画、通知、記録する自動生成の文書パスにより、従業員は日々のタスクをより効率的に遂行できるようになりました。そのため、管理の時間が最大で20パーセント削減されたとみています。これは、ユーザーエラーが発生しやすい、人によるチェックマーク記入欄のチェックが不要になり、サードパーティを含めた複数のデータソースからデータを1か所に取り出せるようになったためです。これにより、新たにボトルネックと実績を効率的に把握できるようになりました。Alfrescoのソフトウェアがなければ、当社が扱うデータの量を管理できませんでした。信頼性に不安を感じたことはありません。」（Davies GroupマネージングディレクターRob Dewen氏）
新システムの導入以降、このプラットフォームによって飛躍的な成長を遂げてきました。Davies Groupは、エージェント企業からの130,000件を超えるボルドロー（再保険報告書）ファイルを処理し、1,250万の保険料詳細、請求詳細およびリスク詳細をアップロードして、6,500万の規制チェックとコンプライアンスチェックを自動的に実施しました。そのうちの700万は、ほんの1か月で行われたものです。
規制とコンプライアンスへの自動対応により得られる顧客満足度
Davies Groupは、マーケットの厳しい規制に従うことで、顧客の報告要件を満たし、常に規制に従った形で完全で正確なデータを従業員が提供できるようにしています。効率的な情報ガバナンスを実現し、カスタマイズ可能で安全なソフトウェアとともに、Alfrescoのオープンスタンダードなアーキテクチャが、こうした厳格な規制要件の遵守に役立っています。ビジネスの機敏性も向上し、監査性も容易に実現できるようになりました。
Davies Groupの顧客は実績の可視性が向上し、充実した標準化データを受け取れるようになったため、顧客満足度がさらに高まりました。また、顧客監視委員会は、今後の構成に対して可能となったインプット、システムの設計および継続的なサービスに満足しています。
最高の事業成果のためのプロセスとコンテンツの統合
この水準のデータとプロセスのトランスフォーメーションにより、Davies Groupの情報ガバナンスとコンプライアンスが大幅に簡略化され、強化されました。複数の社内システムと統合したことにより、構造化されたワークフローとオープンソースのモデルで、ビジネスの将来を保証する、コスト効率の高い、オンデマンドの拡張性を実現できました。
「発生した時点でアクティビティを計画、通知、記録する、自動生成の文書パスにより、従業員は日々のタスクをより効率的に遂行できるようになりました。そのため、管理の時間が最大で20パーセント削減されたとみています。Alfrescoのソフトウェアがなければ、当社が扱うデータの量を管理できませんでした。信頼性に不安を感じたことはありません。」
－Rob Dewen氏（JMDディレクター）